كيف يمكن لتحسين تصميم الفاتورة أن يثير إعجاب عملائك

قد لا تكون عملية إصدار الفواتير هي الجزء الأكثر إمتاعًا في عملك، ومع ذلك، فهي إجراء أساسي للحفاظ على استمرار عملك. من ناحية أخرى، بدون عملية إصدار فواتير فعّالة، قد تواجه شركتك بعض المشكلات الكبيرة. يؤدي التأخير في المدفوعات إلى مشاكل تدفق نقدي حادة. وبالتالي، من المهم جدًا بالنسبة لك تحسين عملية إصدار الفواتير الخاصة بك. يمكنك أيضًا استخدام تحليلات المؤسسة لاتخاذ قرارات عمل أسرع وأكثر ذكاءً.

بشكل عام، لا أحد يشعر بالحماس لتلقي فاتورة. ولا يشكل عملاؤك استثناءً. ومع ذلك، هناك ممارسات يمكنك استخدامها مع الفواتير الخاصة بك والتي تسلط الضوء على قيمة شركتك وتجعل الإجراء أكثر ملاءمة للعملاء. والنتيجة؟ فواتير ستثير إعجابهم وتجعلهم يبتسمون (أو على الأقل لا يتجهمون).

فكر في الأمر: إذا أرسلت فاتورة إلى أحد العملاء كل شهر (أو كل أسبوعين، كما يفعل بعض الخبراء الأذكياء)، فأنت تتواصل معه باستمرار وتخبره بقيمة خدماتك. وإذا قمت بذلك بدقة، فسوف تحصل على عملاء راضين عن الدفع مقابل خدماتك. يمكنك أيضًا استخدام خدمة عملاء عبر الإنترنت. مولد الفواتير مع قوالب جذابة.

فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لتحسين تصميم فاتورتك وإبهار عملائك. ولهذا السبب عليك اتباع النصائح التالية.

• تعديل الفواتير الخاصة بك. 

إن الطريقة التي يتم بها توصيل شيء ما يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. من المهم تزويد العملاء بالمعلومات التي يستجيبون لها لتقليل الصراعات والاستفسارات. على الرغم من أن هذه النصائح لا تنطبق كثيرًا إذا كنت تقوم فقط بفواتير مبلغ محدد، إلا أنها لا تزال مفيدة إذا كنت تقوم بفواتير مقابل خدمات أو نفقات إضافية.

إذا لم تكن الجامعة المرغوب التقدم اليها غير مذكورة أعلاه ، فاتصل بنا للحصول على يميل العميل إلى فتح نزاع بالنسبة لكل سطر من فواتيرك، قد يكون من المنطقي إرسال فواتير أقل شمولاً لهم وبالتالي يكون هناك عدد أقل من الأشياء للاختيار بشكل منفصل. من ناحية أخرى، إذا كان العميل يتصل كثيرًا ويطلب تفاصيل إضافية، فقد ترغب في تفصيل المزيد. في كلتا الحالتين، يتعلم عملاؤك أنه يجب عليك محاولة تلبية احتياجاتهم لجعل الإجراء أكثر إرضاءً.

عندما تتبع هذه الإرشادات، سيصبح تدفقك النقدي أسرع. ونظرًا لأن هناك عددًا أقل من المعاملات ذهابًا وإيابًا بشأن الفواتير، فإنك تحصل على أموالك بشكل أسرع.

• اجعل فواتيرك تبدو رائعة.

صدق أو لا تصدق، تصميمات الفواتير الخاصة بك مهمة للغاية. يمكن لعملائك الحكم على احترافيتك بمجرد عرض قوالب الفواتير الخاصة بك. أبهر عملائك بفواتير مصممة بشكل جيد. نقترح عليك بشدة تعديل فواتيرك وتخصيصها لعملاء مختلفين. في حين أن التصميمات الجذابة مهمة، ضع في اعتبارك أنه يجب عليك أيضًا الحفاظ على فواتيرك بسيطة وسهلة الفهم، وبالتالي لا يجب إضافة الكثير من التفاصيل. الشعارات.

• اعطاء خصم الدفع المبكر. 

امنح عملائك خصمًا صغيرًا عند الدفع قبل فترة زمنية معينة. سوف يكتفون بالاستفادة من الصفقة، حتى لو حصلوا على خصم بنسبة 2% فقط. وفي الوقت نفسه، سوف يستفيد تدفقك النقدي.

• انتبه للتفاصيل عندما تستطيع. 

إذا لم يكن لدى عملائك عادة الجدال حول كل شيء في فواتيرك، فهناك بعض الأسباب الإضافية التي تجعل من المفيد تفصيلها. عندما تضع تفاصيل إضافية في فواتيرك، فإنك تشير إلى كل العمل الذي تقوم به. وبكلمات بسيطة، يرى عملاؤك بانتظام قائمة كاملة بكل ما تقدمه شركتك من مساعدة لهم.

وهذا هو السبب الذي يجعل من المنطقي أيضًا تضمين العناصر التي لا يتم فرض رسوم عليها في فواتيرك. إنها طريقة لتذكير العملاء بالمعاملة الخاصة التي قدمتها لهم وكذلك مقدار ما كلفك ذلك. وسوف يكونون أكثر امتنانًا، وإذا كنت ترغب في البدء في فرض رسوم أعلى مؤخرًا، فسوف يكون لديك المزيد من الأدلة على الصعوبات التي واجهتها لدعمك.

• استخدم التقنية الرقمية

تتجه العديد من أماكن العمل والأفراد إلى الاستغناء عن الورق. ومن الأفضل أن يكون كل شيء سريعًا وقابلًا للبحث ومدعمًا بنسخ احتياطية. لذا فمن المنطقي أن تمنح عملائك خيارين لتلقي الفواتير ودفعها افتراضيًا. إنها تجربة موحدة وسهلة تذكرهم بمدى خبرتك.

يجب أن نلاحظ أيضًا أنه بالإضافة إلى إسعاد عملائك، فإن الفواتير الرقمية، فضلاً عن المدفوعات، تميل إلى تسريع تدفقك النقدي. تصل الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني على الفور ويمكن للعملاء الدفع على الفور تقريبًا.

• أرسل الفاتورة إلى عملائك بأسرع ما يمكن.

أفضل وقت لإرسال فاتورة هو بمجرد الانتهاء من مشروعك مع العميل أو بعد إرسال منتجك أو خدمتك إليه مباشرة. يؤدي إرسال الفواتير بسرعة إلى سداد أسرع. وهذا من شأنه أن يُظهِر احترافيتك لعملائك. عندما يتعلق الأمر بالفواتير المتكررة، فكر في إرسالها في نفس اليوم (أو التاريخ) كل شهر لإظهار ثباتك.

• متابعة مع عملائك.

إذا لم يسدد عميلك الفاتورة التي أرسلتها له قبل بضعة أيام على الفور، فلا تتردد في إرسال تذكير له بشأن تاريخ استحقاق الدفع القادم. فإلى جانب مساعدتك على الحصول على الدفعة في الوقت المحدد، فإن إرسال الإشعارات سيفيد عملاءك أيضًا، حيث لن يضطروا إلى إنفاق أموال إضافية على رسوم التأخر في السداد. تذكر أن تجعل رسائل التذكير الخاصة بك مهذبة ومهذبة.

• أتمتة إجراءات الفوترة الخاصة بك

إذا كانت شركتك تريد منك إصدار فواتير باستمرار، فإن أفضل طريقة لتحسين إجراءات إصدار الفواتير هي أتمتتها. إن إنشاء فواتير متكررة لعملاء متعددين يستغرق وقتًا طويلاً. إن الاحتفاظ بتفاصيل الفاتورة والتحقق يدويًا من حالة مدفوعات عملائك أمر غير مجدٍ. في بعض الأحيان، قد تنسى الفواتير المستحقة ولا تكون متأكدًا مما إذا كنت قد ذكّرت عملائك بمدفوعاتهم المتأخرة.